Η αξιοποίηση των Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων αποτελεί μία σχετικά σύνθετη διαδικασία, η μεθοδολογία της οποίας θα μπορούσε ίσως να διακριθεί στους παρακάτω τομείς:
· Πρώτον, μελέτη της Ευρωπαϊκής πραγματικότητας και προσδιορισμός των πηγών χρηματοδότησης και των Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων που ανταποκρίνονται στις δυνατότητες και αναπτυξιακούς στόχους του Δήμου σας.
· Δεύτερον, μελέτη της τοπικής πραγματικότητας και ανάπτυξη διαδικασιών που θα διευκολύνουν την συμμετοχή σε έργα χρηματοδοτούμενα από την Ευρωπαϊκή Ένωση.
Η μελέτη της ευρωπαϊκής και τοπικής πραγματικότητας θα καταδείξει τυχόν αδυναμίες που υφίστανται, καθώς και τις αναγκαίες ενέργειες που απαιτούνται να υλοποιηθούν για την συνεχή και αποδοτική χρηματοδότηση του Δήμου σας.
Από εμπειρικές ενδείξεις, οι οποίες απορρέουν κυρίως από την περιορισμένη έως σήμερα συμμετοχή του Δήμου σε Ευρωπαϊκά προγράμματα, οι ενδεικνυόμενες ενέργειες που θα πρέπει να υλοποιηθούν άμεσα αφορούν στους παρακάτω τομείς:
1.1. Πληροφόρηση σχετικά με Ευρωπαϊκά Προγράμματα
Για να μπορέσει να παρακολουθήσει τις εξελίξεις και να ανταποκριθεί στις συχνές προκηρύξεις που δημοσιεύει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή με σκοπό τη χρηματοδότηση, ο Δήμος σας πρέπει να διασφαλίσει την άμεση ή έμμεση πρόσβαση σε κατάλληλες πηγές πληροφοριών, όπως είναι π.χ. η Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.
1.2. Επαφές και μόνιμες συνεργασίες με συναφείς φορείς του εξωτερικού
Ειδικά για τα προγράμματα χρηματοδότησης, όπου το διάστημα για την υποβολή προτάσεων μετά την προκήρυξη είναι συχνά πολύ περιορισμένο, θεωρείται σημαντικός παράγων για την δυνατότητα άμεσης και αποτελεσματικής ανταπόκρισης στις απαιτήσεις των προγραμμάτων η έγκαιρη πληροφόρηση για την δημοσίευσή τους.
Η ανάπτυξη και υλοποίηση προτάσεων στα πλαίσια Ευρωπαϊκών προγραμμάτων απαιτεί σε μεγάλο ποσοστό τη δημιουργία διακρατικών δικτύων συνεργασίας με συναφείς φορείς από άλλες χώρες.
Οι ανάγκες συνεργασίας με φορείς του εξωτερικού για την υλοποίηση έργων ποικίλουν ανάλογα με τις διαδικασίες που προβλέπουν τα προγράμματα και μπορεί να περιλαμβάνουν την ανταλλαγή εγγράφων και πληροφοριών, τη διοργάνωση κοινών συναντήσεων, την δέσμευση για την από κοινού ανάληψη έργου και την συνεργασία κατά την υλοποίηση τμήματος του έργου.
1.3. Διαθέσιμοι ανθρώπινοι και υλικο-τεχνικοί πόροι
Η ενασχόληση με τα Ευρωπαϊκά θέματα και την ανάπτυξη προτάσεων απαιτεί την διαθεσιμότητα δυναμικού που θα συμβάλλει στην απρόσκοπτη και αποτελεσματική ανάπτυξη και υλοποίηση έργων. Οι ανάγκες που δημιουργούνται καθ' όλη την διαδικασία εμπλοκής στα ευρωπαϊκά προγράμματα είναι ποικίλες και διαφέρουν ανάλογα με τις απαιτήσεις του προγράμματος και τον ρόλο που θα αναλαμβάνει ο Δήμος σας κατά τη φάση της υλοποίησης.
1.4. Γνώσεις σχετικά με τις διαδικασίες συμμετοχής σε Ευρωπαϊκά Προγράμματα
Για να είναι αποτελεσματική η αξιοποίηση των εισερχομένων πληροφοριών και η συμμετοχή στα Ευρωπαϊκά προγράμματα είναι απαραίτητη η γνώση και εξοικείωση με τις διαδικασίες υποβολής προτάσεων και υλοποίησης έργων.
Κάθε χρηματοδοτικό πλαίσιο διέπεται από ιδιαίτερους κανόνες που αφορούν την σύνταξη των αιτήσεων, την επιλεξιμότητα των φορέων, την διαδικασία ανάληψης έργου και καταμερισμού των επιμέρους εργασιών, τον απολογισμό προόδου και οικονομικής πορείας του έργου και πολλές άλλες πλευρές των προγραμμάτων.
1.5. Διαχωρισμός δραστηριοτήτων σε εσωτερικές και εξωτερικές
Η πλήρης ενασχόληση με τα Ευρωπαϊκά προγράμματα και τις δραστηριότητες που αναπτύσσει η Ευρωπαϊκή Ένωση και η εμπλοκή σε όλα τα στάδια και τις διαδικασίες που αυτά υπαγορεύουν, συνεπάγεται την διαθεσιμότητα χρόνου, πόρων και ανθρώπινου δυναμικού που να καλύπτει τις σχετικές ανάγκες.
Αναλυτικότερα, για να αναλάβει ένας φορέας όλο το πλαίσιο δράσης για τα προγράμματα χρηματοδότησης, χρειάζεται να διαθέσει πόρους και χρόνο για:
1) την συγκέντρωση πληροφοριών για τα προγράμματα,
2) την επιλογή των χρηματοδοτικών μέσων και την ανάπτυξη της κεντρικής ιδέας των έργων,
3) την εξεύρεση και τις επαφές με Ευρωπαίους εταίρους,
4) την συγκέντρωση στοιχείων για τις προτάσεις,
5) την σύνταξη αιτήσεων και την υποβολή των προτάσεων,
6) την διαχείριση των προγραμμάτων,
7) τη συμμετοχή σε συναντήσεις με τους εταίρους,
8) τη σύνταξη εκθέσεων προόδου και οικονομικών εκθέσεων,
9) την παρακολούθηση της υλοποίησης των έργων.
1.5.1. Εσωτερικές διαδικασίες – άμεση ανάληψη από τον Δήμο
Με δεδομένη τη στενότητα των υφιστάμενων ανθρώπινων και κεφαλαιακών πόρων, θεωρείται σκόπιμο να προταθεί ο διαχωρισμός των διαδικασιών κατά προτεραιότητα και βαθμό δυσκολίας και εξειδίκευσης. Ο διαχωρισμός γίνεται με βάση τη σπουδαιότητα των ενεργειών και τη δυνατότητα που έχει ο Δήμος σας για την άμεση ανάληψή τους.
α.1. Επιλογή χρηματοδοτικών μέσων και προγραμμάτων για ανάπτυξη προτάσεων και υλοποίηση έργων.
α.2. Ανάπτυξη της κεντρικής ιδέας των υποβαλλόμενων προτάσεων.
α.3. Υποβολή προτάσεων και επαφή με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στην πορεία του έργου.
α.4. Συμβολή στην υλοποίηση και παρακολούθηση της πορείας του χρηματοδοτούμενου έργου.
α.5. Εκπροσώπηση του φορέα και συμμετοχή σε συναντήσεις με τους εταίρους για τις ανάγκες του έργου.
1.5.2. Ενδιάμεσες δραστηριότητες - μελλοντική ανάληψη από τον Δήμο
β.1. Διοργάνωση των συναντήσεων με τους εταίρους για τις ανάγκες υλοποίησης έργου και διατήρηση επαφών με δυνητικούς συνεργάτες στο εξωτερικό.
β.2. Συγκέντρωση των στοιχείων και των παραδοτέων τμημάτων του έργου από τους εταίρους.
β.3. Επίβλεψη της ανάπτυξης και της πορείας υλοποίησης του χρηματοδοτούμενου έργου.
1.5.3. Εξειδικευμένες δραστηριότητες – πιθανή μελλοντική ανάληψη από τον Δήμο
γ.1. Συγκέντρωση πληροφοριών για τα προγράμματα.
γ.2. Εξεύρεση εταίρων για τη δημιουργία διακρατικού δικτύου συνεργασίας.
γ.3. Σύνταξη αιτήσεων πρότασης προς υποβολή.
γ.4. Διαχείριση προγραμμάτων.
γ.5. Σύνταξη εκθέσεων προόδου και οικονομικού απολογισμού του έργου
· Πρώτον, μελέτη της Ευρωπαϊκής πραγματικότητας και προσδιορισμός των πηγών χρηματοδότησης και των Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων που ανταποκρίνονται στις δυνατότητες και αναπτυξιακούς στόχους του Δήμου σας.
· Δεύτερον, μελέτη της τοπικής πραγματικότητας και ανάπτυξη διαδικασιών που θα διευκολύνουν την συμμετοχή σε έργα χρηματοδοτούμενα από την Ευρωπαϊκή Ένωση.
Η μελέτη της ευρωπαϊκής και τοπικής πραγματικότητας θα καταδείξει τυχόν αδυναμίες που υφίστανται, καθώς και τις αναγκαίες ενέργειες που απαιτούνται να υλοποιηθούν για την συνεχή και αποδοτική χρηματοδότηση του Δήμου σας.
Από εμπειρικές ενδείξεις, οι οποίες απορρέουν κυρίως από την περιορισμένη έως σήμερα συμμετοχή του Δήμου σε Ευρωπαϊκά προγράμματα, οι ενδεικνυόμενες ενέργειες που θα πρέπει να υλοποιηθούν άμεσα αφορούν στους παρακάτω τομείς:
1.1. Πληροφόρηση σχετικά με Ευρωπαϊκά Προγράμματα
Για να μπορέσει να παρακολουθήσει τις εξελίξεις και να ανταποκριθεί στις συχνές προκηρύξεις που δημοσιεύει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή με σκοπό τη χρηματοδότηση, ο Δήμος σας πρέπει να διασφαλίσει την άμεση ή έμμεση πρόσβαση σε κατάλληλες πηγές πληροφοριών, όπως είναι π.χ. η Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.
1.2. Επαφές και μόνιμες συνεργασίες με συναφείς φορείς του εξωτερικού
Ειδικά για τα προγράμματα χρηματοδότησης, όπου το διάστημα για την υποβολή προτάσεων μετά την προκήρυξη είναι συχνά πολύ περιορισμένο, θεωρείται σημαντικός παράγων για την δυνατότητα άμεσης και αποτελεσματικής ανταπόκρισης στις απαιτήσεις των προγραμμάτων η έγκαιρη πληροφόρηση για την δημοσίευσή τους.
Η ανάπτυξη και υλοποίηση προτάσεων στα πλαίσια Ευρωπαϊκών προγραμμάτων απαιτεί σε μεγάλο ποσοστό τη δημιουργία διακρατικών δικτύων συνεργασίας με συναφείς φορείς από άλλες χώρες.
Οι ανάγκες συνεργασίας με φορείς του εξωτερικού για την υλοποίηση έργων ποικίλουν ανάλογα με τις διαδικασίες που προβλέπουν τα προγράμματα και μπορεί να περιλαμβάνουν την ανταλλαγή εγγράφων και πληροφοριών, τη διοργάνωση κοινών συναντήσεων, την δέσμευση για την από κοινού ανάληψη έργου και την συνεργασία κατά την υλοποίηση τμήματος του έργου.
1.3. Διαθέσιμοι ανθρώπινοι και υλικο-τεχνικοί πόροι
Η ενασχόληση με τα Ευρωπαϊκά θέματα και την ανάπτυξη προτάσεων απαιτεί την διαθεσιμότητα δυναμικού που θα συμβάλλει στην απρόσκοπτη και αποτελεσματική ανάπτυξη και υλοποίηση έργων. Οι ανάγκες που δημιουργούνται καθ' όλη την διαδικασία εμπλοκής στα ευρωπαϊκά προγράμματα είναι ποικίλες και διαφέρουν ανάλογα με τις απαιτήσεις του προγράμματος και τον ρόλο που θα αναλαμβάνει ο Δήμος σας κατά τη φάση της υλοποίησης.
1.4. Γνώσεις σχετικά με τις διαδικασίες συμμετοχής σε Ευρωπαϊκά Προγράμματα
Για να είναι αποτελεσματική η αξιοποίηση των εισερχομένων πληροφοριών και η συμμετοχή στα Ευρωπαϊκά προγράμματα είναι απαραίτητη η γνώση και εξοικείωση με τις διαδικασίες υποβολής προτάσεων και υλοποίησης έργων.
Κάθε χρηματοδοτικό πλαίσιο διέπεται από ιδιαίτερους κανόνες που αφορούν την σύνταξη των αιτήσεων, την επιλεξιμότητα των φορέων, την διαδικασία ανάληψης έργου και καταμερισμού των επιμέρους εργασιών, τον απολογισμό προόδου και οικονομικής πορείας του έργου και πολλές άλλες πλευρές των προγραμμάτων.
1.5. Διαχωρισμός δραστηριοτήτων σε εσωτερικές και εξωτερικές
Η πλήρης ενασχόληση με τα Ευρωπαϊκά προγράμματα και τις δραστηριότητες που αναπτύσσει η Ευρωπαϊκή Ένωση και η εμπλοκή σε όλα τα στάδια και τις διαδικασίες που αυτά υπαγορεύουν, συνεπάγεται την διαθεσιμότητα χρόνου, πόρων και ανθρώπινου δυναμικού που να καλύπτει τις σχετικές ανάγκες.
Αναλυτικότερα, για να αναλάβει ένας φορέας όλο το πλαίσιο δράσης για τα προγράμματα χρηματοδότησης, χρειάζεται να διαθέσει πόρους και χρόνο για:
1) την συγκέντρωση πληροφοριών για τα προγράμματα,
2) την επιλογή των χρηματοδοτικών μέσων και την ανάπτυξη της κεντρικής ιδέας των έργων,
3) την εξεύρεση και τις επαφές με Ευρωπαίους εταίρους,
4) την συγκέντρωση στοιχείων για τις προτάσεις,
5) την σύνταξη αιτήσεων και την υποβολή των προτάσεων,
6) την διαχείριση των προγραμμάτων,
7) τη συμμετοχή σε συναντήσεις με τους εταίρους,
8) τη σύνταξη εκθέσεων προόδου και οικονομικών εκθέσεων,
9) την παρακολούθηση της υλοποίησης των έργων.
1.5.1. Εσωτερικές διαδικασίες – άμεση ανάληψη από τον Δήμο
Με δεδομένη τη στενότητα των υφιστάμενων ανθρώπινων και κεφαλαιακών πόρων, θεωρείται σκόπιμο να προταθεί ο διαχωρισμός των διαδικασιών κατά προτεραιότητα και βαθμό δυσκολίας και εξειδίκευσης. Ο διαχωρισμός γίνεται με βάση τη σπουδαιότητα των ενεργειών και τη δυνατότητα που έχει ο Δήμος σας για την άμεση ανάληψή τους.
α.1. Επιλογή χρηματοδοτικών μέσων και προγραμμάτων για ανάπτυξη προτάσεων και υλοποίηση έργων.
α.2. Ανάπτυξη της κεντρικής ιδέας των υποβαλλόμενων προτάσεων.
α.3. Υποβολή προτάσεων και επαφή με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στην πορεία του έργου.
α.4. Συμβολή στην υλοποίηση και παρακολούθηση της πορείας του χρηματοδοτούμενου έργου.
α.5. Εκπροσώπηση του φορέα και συμμετοχή σε συναντήσεις με τους εταίρους για τις ανάγκες του έργου.
1.5.2. Ενδιάμεσες δραστηριότητες - μελλοντική ανάληψη από τον Δήμο
β.1. Διοργάνωση των συναντήσεων με τους εταίρους για τις ανάγκες υλοποίησης έργου και διατήρηση επαφών με δυνητικούς συνεργάτες στο εξωτερικό.
β.2. Συγκέντρωση των στοιχείων και των παραδοτέων τμημάτων του έργου από τους εταίρους.
β.3. Επίβλεψη της ανάπτυξης και της πορείας υλοποίησης του χρηματοδοτούμενου έργου.
1.5.3. Εξειδικευμένες δραστηριότητες – πιθανή μελλοντική ανάληψη από τον Δήμο
γ.1. Συγκέντρωση πληροφοριών για τα προγράμματα.
γ.2. Εξεύρεση εταίρων για τη δημιουργία διακρατικού δικτύου συνεργασίας.
γ.3. Σύνταξη αιτήσεων πρότασης προς υποβολή.
γ.4. Διαχείριση προγραμμάτων.
γ.5. Σύνταξη εκθέσεων προόδου και οικονομικού απολογισμού του έργου
